Vita da freelance: come gestire al meglio le spese. Dai conti separati alla contabilità di tutti i giorni 



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board-1527807_960_720Succede più o meno così: non si trova un contratto che possa dirsi davvero tale e si comincia a lavorare per contro proprio, di primo acchito con ritenuta d’acconto, diritto d’autore (per chi può) o con i voucher lavoro, finché le cose non cambiano e si decide di aprire la partita Iva.

Oppure si è stanchi di un lavoro da dipendente, anche se discretamente retribuito, con contributi garantiti, ferie e malattia, e si decide di mettersi in proprio. Per provare a realizzare quel sogno che si aveva da anni o fare lo stesso lavoro che si faceva prima, ma sapendo che le 10-12 ore al giorno che gli si dedica non sono per qualcun altro ma solo per se stessi.

In una parola, che in realtà è il riuscito connubio di due: freelance. A volte invidiati per il fatto di poter decidere liberamente come disporre del proprio tempo, senza che ci si fermi a pensare a quanto lo sacrifichino alzandosi alle 4 del mattino o lavorando ogni notte e ogni weekend, altre osannati perché i consulenti sembrano avere sempre una marcia in più per le aziende rispetto a chi ci è dentro. Ma una vita da freelance vuol dire essenzialmente due cose: sapersi trovare (e tenere) i clienti giusti e gestire le spese al meglio. Giorno dopo giorno. Per non ricevere batoste improvvise.

“Vedi”, mi dice Simona Torre, 40 anni, web designer freelance da 2, “il primo anno pensi che puoi farcela perché le tasse non sono poi così tante, ma il secondo ti frega: paghi le tasse del primo e anticipi quelle del successivo”.

Essere freelance vuol dire dunque non solo essere dei professionisti, ma anche riportare in auge le conoscenze che si aveva di matematica, masticare economia, sviluppare grandi capacità di analisi e quell’intuito misto alla capacità di prevedere, che a un “battitore libero” non possono mancare. Vediamo come.

(Disclaimer: qui stiamo tenendo in considerazione il caso di chi ha già un’attività da freelance o ha già deciso di avviarla e ha già fatto tutte le analisi sul proprio modello di business).

Gestione… separata

No, non stiamo parlando di quella dell’Inps (a cui tutti i freelance devono iscriversi a meno che non abbiano una cassa apposita legata a una iscrizione all’albo), ma del fatto che chi ha una partita IVA deve prevedere di avere due conti bancari, appunto separati.

Il motivo me lo spiega Luigi che lavora come consulente per varie banche: “L’errore che molti fanno è proprio questo: avere un unico conto per la propria attività e per i movimenti privati. Lo è per svariati motivi: in caso di accertamento fiscale è più facile risalire e dimostrare ogni singolo movimento. E qualora si dovesse chiedere un prestito, per un istituto che te lo concede è più facile capire come sta andando l’attività e qual è il reale guadagno e di conseguenza se si potrà restituirlo. Per ditte individuali o liberi professionisti basta un conto intestato al titolare della partita IVA”. Un consiglio superfluo? Non proprio perché “capita spesso che i commercialisti non lo dicano ai propri clienti o lo fanno solo inizialmente, non considerando questo aspetto fondamentale per la gestione di una attività individuale”.

Inoltre, avere due conti separati permette di dividere il pranzo con gli amici da quello con i clienti o ancora capire quanto si spende in benzina ogni volta che si va dal cliente o quando si va a trovare i genitori.

 

Darsi uno stipendio e creare un “fondo tasse

Cristina Simone, 33 anni, docente e consulente social media marketing, lo fa da quando ha iniziato la sua attività da freelance. Ma non si limita alla separazione dei conti, mensilmente si dà uno stipendio. “Trasferisco sul mio conto personale una somma che mi servirà poi per la mia vita privata, un vero e proprio pagamento mensile. Cosi son consapevole di quanto posso spendere per me stessa. Questo mi consente di avere sul mio conto business anche una sorta di fondo cui attingere quando, nei periodi critici, come giugno, devo pagare le tasse della mia attività, oltre ad avere mese dopo mese la percezione di come stanno andando le cose”.

E le tasse sono, lo sappiamo, una nota dolente per le partite IVA. Tra Irpef, Gestione Separata dell’Inps, Inail, eventuale Irap, non si scherza mica. Per non parlare poi, di eventuale iscrizione all’albo, spese di formazione e le altre spese vive che dipendono da dove si lavora.

Infine, aspetto da non sottovalutare che meriterebbe certamente un post a parte, è quello delle pensioni per gli autonomi che pagano alla Gestione separata aliquote più alte rispetto a chi per esempio ha una cassa previdenziale a parte. Stando così le cose, avere dei conti separati, così come pensare fin da subito a una previdenza complementare, può aiutare a costruirsi un futuro, o quantomeno provarci.

Un aiuto dalla… nuvola

Sia che siate freelance che dipendenti che magari viaggiano spesso, vi sarà capitato di non trovare uno scontrino e di doverlo cercare in fondo al portafogli perché arrivati a casa o in ufficio avevate dimenticato di conservarlo. Ecco, se nel secondo caso, potere arrabbiarvi e prenderla con voi stessi perché vi perdete un rimborso spese, nel primo, parafrasando un noto proverbio, questa strada lastricata di mancate archiviazioni vi porterà dritti dritti all’inferno di chi non sa trattare se stesso come un’azienda.

Come fare allora? La tecnologia ci viene in aiuto. Basta fotografare o scansionare ogni scontrino con il proprio smartphone e archiviarlo subito in una cartella su Dropbox o su Google Drive. A fine settimana potete controllare quanto avete speso e soprattutto condividere questa cartella con il vostro commercialista. Anche Fatture in Cloud, sebbene qui non parliamo di fatture, può essere d’aiuto per la gestione delle spese.

E se vi capita di fare un lavoro insieme a un altro professionista, come tenere traccia di quanto si sta spendendo insieme? Un’app carina e che mi è capitato di usare è Missplitty (al momento per Android) che consente di tracciare man mano tutto sullo smartphone e di inviare un report via mail con tutte le spese sostenute.

 

 

 

 

 

 

 

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